כל ארגון, עמותה, חברה או מוסד אקדמאי שמכבד את עצמו דואג לערוך מעת לעת כנסים לקהל הפתוח או לקהל מהתחום. כנסים אלו נועדו לשם הצגת הישגי המוסד, החלפת דעות ועמדות עם גורמים שונים, חשיפת מחקרים ומאמרים, ליצירת קשרים מקצועיים שונים ובעיקר לצורכי יחסי פרסום.
על מנת שהכנס יצליח, קרי ימשוך קהל ויעורר תשומת לב תקשרותית, יש צורך בגורם שמבין בתחום של הפקת כנסים, אשר יהיה אחראי על אירגונו. בעבר רוב החברות נהגו למנות מישהו מטעמם לצורך זה, לימים הם העדיפו להוציא את זה החוצה, כדי לייעל את העבודה ולהפוך אותה מקצועית יותר.
הפקת כנסים שונה במהותה מהתחום של
הפקת אירועים. הסיבה לכך היא, שלהבדיל מאירוע משפחתי בו המפיק עובד עם צד אחד בלבד (בעלי השמחה), מפיק כנסים נדרש לעבוד עם כמה גורמים במקביל (מארגני הכנס, המוזמנים, תקשורת ועוד). הוא מקבל תמיכה ועזרה מצד אנשי יחסי ציבור ודוברות, אך עדיין עליו להיות האיש המקשר, אחרת האירוע ייהרס ואז יהיה הדבר הכי גרוע לחברה, היא תקבל חשיפה שלילית.
כיצד בונים כנס?
זה מתחיל ביצירת קונספט ברור לכנס. לאחר מכן דואגים להזמין את כל המי ומי בתחום , על מנת להביא אותם צריך לדאוג שהתקשורת תהיה שם (כאן מדובר על משחק כפול, שכן התקשורת לא תבוא אם היא לא תמצא עניין בכנס, והיא תמצא עניין אם אותם אנשים יהיו בו), כמובן שלשם כך יש לוודא שהכנס נערך במקום גדול שיוכל להכיל את האורחים ואת הקהל, מוודאים שיש לאורחים ולקהל את כל מה שהם צריכים:
- קייטרינג.
- שירותי תקשורת.
- מקום מנוחה.
- חדרי ישיבות
- חנייה.
- תחבורה
אם מדובר בכנס גדול אז נקים עבור האורחים אוהל מיוחד או נארגן אולם בנפרד בו יוכלו לפגוש אחד את השני. נקים איזור לתקשורת ונוודא שיש שבזמן הכנס יש לכל הגורמים המשתתפים בו את כל מה שהם צריכים כדי שיוכלו לעבוד בצורה נוחה ויעילה.
הפקת כנסים דורשת מאמץ רב והשקעה כספית גדולה. לעיתים כנס שנערך שעות בודדות יכול להביא בשורות שילוו את החברה או את המוסד במשך שבועות רבים. הכל שאלה האם הכנס אורגן נכון כדי שהמסר ממנו יועבר בצורה מהירה וברורה.
